Modelos de globalización en la cuenta de viajes de empresa

El proceso de internacionalización que están abordando muchas empresas españolas en los últimos años obliga a analizar las posibilidades de la globalización de la cuenta de viajes, estudiar los beneficios y las capacidades para ello, y elegir el modelo más adecuado. El proyecto debe evaluar el coste, el riesgo y el impacto en la organización, así como sopesar otros procedimientos.

 

La globalización de la cuenta de viajes persigue aumentar los ahorros, controlar los costes, homogeneizar las políticas de las distintas delegaciones, consolidar la información que se genera en los desplazamientos y garantizar unos estándares de calidad y seguridad para los viajeros, así como alinear y homogeneizar los servicios contratados.

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El cambio de rol del travel manager

Los viajes de empresas tienen dos vertientes muy significativas dentro de cualquier organización. Por un lado, su impacto económico en la cuenta de resultados y, por otro, su influencia en el grado de satisfacción de los viajeros. Esta dicotomía desemboca en el equilibrio entre el ahorro y la calidad del viaje.

El travel manager es la bisagra entre los dos intereses que, dependiendo de cada empresa y en el momento en el que esta se encuentre, puede inclinar la balanza hacia un lado u otro.

En definitiva, el perfil del gestor de viajes está evolucionando desde tareas más operativas hacia responsabilidades estratégicas, lo que implica liderar proyectos de tecnología e incorporar nuevas categorías de compras dentro de la política de viajes. Sigue leyendo

Los pagos en el Business Travel: el medio es el fin

La tarjeta de crédito, en sus distintas modalidades —de crédito o débito, personales o corporativas, de emisor único o duales— sigue siendo la piedra angular en los viajes de empresa, tanto por la sencillez de las transacciones, como por su poder de financiación, los seguros asociados o el control administrativo que facilitan. Sin embargo, no hay que perder de vista a los nuevos medios de pago.

De hecho, este tipo de soluciones está evolucionando rápidamente, en paralelo al desarrollo del e-commerce. Las que más arraigo están experimentando son las tarjetas virtuales, debido a la desconfianza del usuario sobre la seguridad de las compras en Internet. Al tratarse de una modalidad de prepago, tienen un límite de gasto: la cantidad de su saldo. Carecen de soporte físico y toda la gestión se realiza de forma online.

Otro medio aún incipiente es el pago con móvil a través de estándares inalámbricos de corto alcance, como el NFC, que tramitan la operación acercando el terminal al dispositivo de cobro. También existen soluciones muy útiles para los viajeros frecuentes, como las que permiten recibir transferencias al instante forma instantánea y en cualquier divisa. Incluso, algunos proveedores permiten enlazar la cuenta del cliente para liquidar los servicios a través de su propia app.

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La seguridad en viaje no es un lujo, es una obligación

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales es clara: las empresas son responsables de sus empleados desde que salen de su domicilio hasta que regresan a él. Es lo que en terminología anglosajona se denomina “duty of care”. Pero no solo se trata de una cuestión legal, sino también moral y de cultura corporativa que transmite a los empleados una sensación de confianza.

Los planes de contingencia consiguen que tanto el viajero como los responsables de la empresa planifiquen y afronten el desplazamiento con el máximo conocimiento del riesgo médico o de seguridad al que se pueden enfrentar y cómo gestionarlo en caso de que se produzcan incidencias.

El plan post-viaje ayuda a reducir o eliminar los efectos residuales de la experiencia vivida y, posiblemente, controlar otros costes derivados. Para las necesidades de ciertas empresas, la contratación de un seguro convencional no es suficiente, y hay que recurrir a una auténtica consultoría del riesgo. Sigue leyendo

Los nuevos players y su incorporación a las políticas de viajes corporativos

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El mercado de los viajes ha evolucionado enormemente con la tecnología, dando lugar a nuevos actores para cubrir nuevas necesidades. Estos proveedores están ofreciendo soluciones específicas para los viajes de empresa, especialmente las que tienen que ver con el detalle y procesamiento administrativo de sus servicios, algo esencial para integrarlos en las políticas de viajes de las empresas. Más conclusiones del whitepaper “Gastos de Viajes: En busca del control total”, publicado por Forum Business Travel en colaboración con Notilus.

A pesar de las políticas de viajes restrictivas adoptadas como respuesta a la crisis económica mundial iniciada en 2008, las empresas entienden que buena parte de su rentabilidad reside en el capital humano y en sus condiciones laborales. Por ello, se debaten entre la lógica ambición de optimizar al máximo sus recursos económicos, buscando el mayor ahorro posible, y garantizar un mínimo de calidad y satisfacción del viajero durante sus desplazamientos.

El viajero empieza a estar en el centro de la política y eso se traduce en más facilidades para conciliar su vida laboral con la privada, pero también en una visión más generosa de sus necesidades cuando se encuentra lejos de casa. En este ámbito entran los gastos extras, que ayudan al viajero a tener una experiencia más satisfactoria.

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La intermodalidad viene de camino

El gran reto para los proveedores de transporte, en lugar de competir entre sí, es complementar sus servicios. Los viajeros de negocios que no están basados en las grandes ciudades realizan frecuentemente sus desplazamientos combinando autobús, tren o avión. Conclusiones (V) del informe “El Ciclo del Viaje de Negocios”, publicado por Forum Business Travel.

La oportunidad es aglutinar el recorrido en plataformas integradas, es decir, una especie de ventanilla única (one-stop shop) que concentre la información de horarios, capacidad y rutas, incluso con la emisión de billetes multimodales.

La Unión Europea ya ha dado algunos pasos en este sentido. El consorcio All Ways Travelling (AWT) —liderado por Amadeus, y en el que están implicados BeNe Rail, IATA, Thales, UNIFE y la Universidad Zeppelin—, está realizando estudios para desarrollar un nuevo modelo de transporte para todo el continente.

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La estructura tarifaria del aéreo y el alojamiento

La política de precios de las compañías aéreas y las cadenas hoteleras se ha complicado tremendamente en los últimos años. La disgregación del producto y la necesidad de gestionar las plazas con el máximo rendimiento, debido a su carácter perecedero, obliga a introducir en las negociaciones con los proveedores conceptos como los ancillaries, la tarifa BAR o el Last Available Room.

Las compañías aéreas han disgregado su producto para ofrecer precios más competitivos en una primera búsqueda, pero no nos engañemos, después el viajero de negocios va añadiendo los famosos ancillaries —el asiento, la maleta, etc.— y el coste va subiendo. Esta estrategia comercial hace más difícil comparar precios y analizar subidas y bajadas de tarifas. Su estructura tarifaria es complicada, según varios de los travel managers con los que colaboramos, por lo que no es fácil saber qué servicios están incluidos en cada tarifa.

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El travel manager ante el reto de la digitalización de los viajeros

Viajeros digitales

Con la llegada de la generación Millennial a puestos de responsabilidad, las empresas se enfrentan al reto de ajustar sus políticas de viajes a distintos perfiles de empleados con una cultura muy diferente, desde los que no se atreven a salir sin su documentación impresa en papel, hasta los que solucionan todo a través del móvil. El whitepaper “Gastos de Viajes: En busca del control total”, publicado por Forum Business Travel en colaboración con Notilus, aporta algunas claves.

 

Los travel managers tienen que ajustar su estrategia para propiciar la difícil convivencia entre viajeros analógicos, acostumbrados a gestionar sus salidas a la antigua usanza; los híbridos, que empiezan a abrazar las nuevas tecnologías; y los digitales, que solo reservan y se comunican con su central mediante dispositivos móviles.

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El rent-a-car se reinventa

Hertz deal won’t hinder Enterprise’s path to growth, analysts say

La seguridad, la comodidad y el servicio personalizado son las cartas de presentación tradicionales de las compañías de alquiler de vehículos. Sin embargo, la evolución del mercado ha impulsado la innovación en sus propuestas, con más flexibilidad, nuevas opciones de tarifa y, sobre todo, facilidades a la hora de la recogida y devolución de los vehículos, que simplifican al máximo el proceso con soluciones tecnológicas específicas. Conclusiones (IV) del informe “El Ciclo del Viaje de Negocios”, publicado por Forum Business Travel.

La aparición de formas colaborativas de transporte por carretera (carpooling) no está provocando un gran impacto en el rent-a-car tradicional orientado a los viajes de empresa. Experiencias como las que propone BlaBlaCar o Amovens se encuentran más dirigidas al segmento vacacional o de ocio, debido a los condicionantes que impone a los usuarios, por lo que representan dos modelos en convivencia, más que en confrontación.

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¿Cómo controlar el gasto y ahorrar el IVA en las comidas de empresa?

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Uno de los capítulos de gastos que escapa frecuentemente al control de las empresas son las comidas y cenas de sus empleados. La partida puede llegar a ser muy abultada en algunos casos. Para remediarlo ya existen plataformas en el mercado que conectan directamente restaurantes y comensales, una manera inteligente de generar ahorros, y no solo por la deducción del IVA.

Soluciones como ElTenedor conectan restaurantes y comensales, permitiendo a estos últimos buscar y hacer reservas online, mientras que los propietarios de los establecimiento aumentan el número de reservas y la fidelidad entre sus clientes. Beneficio para todos.

A través del sitio web y la aplicación para dispositivos móviles, así como de las páginas de restaurantes y ciudades de TripAdvisor, los usuarios pueden comprobar la disponibilidad en tiempo real, seleccionar un restaurante conforme a varios criterios (incluidos el área geográfica, el tipo de cocina, las opiniones y las promociones) y realizar una reserva. Sigue leyendo