CRM: una potente herramienta para gestionar viajes, reuniones y eventos

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Por la experiencia que tenemos en Rovi, con un gestor de viajes y eventos desarrollado dentro del CRM, éste se ha convertido en el motor de trabajo por muchos motivos:

-Como en casi todas las herramientas de CRM, se asignan presupuestos y se dispone de un flujo de autorización del gasto.

-También contiene un maestro de eventos, desde el que damos indicaciones a los usuarios y explicamos qué servicios se pueden solicitar.

-El sistema facilita el control del cumplimiento del código ético y la política de viajes, impidiendo que se asista a eventos no autorizados o que se soliciten servicios que incumplan determinados parámetros.

Además, el proceso de gestión es realmente eficiente:

-Una vez que los servicios se han autorizado, “viajan” de forma automática hasta el sistema de reservas de la agencia donde se les asigna un localizador, que es devuelto al CRM.

-Cada posterior intercambio de información o de cotizaciones entre la agencia y el solicitante queda grabado y fechado en el sistema, por lo que es posible realizar seguimiento y auditorías.

-La documentación de viaje se aloja en cada servicio de forma automática. El usuario recibe un mail con un enlace al servicio desde donde se puede descargar los documentos o consultar los mensajes. Hemos ganado muchísima productividad con esta mejora. El email se había convertido en un agujero negro que se comía el tiempo de trabajo.

Todos estos cambios de estado se registran con fecha, lo cual permiten analizar el estado de gestión de cada servicio y detectar posibles retrasos o incidencias. Además, podemos calcular plazos de gestión objetivos, analizar el cumplimiento del SLA y detectar los puntos problemáticos del proceso en los que suele haber atascos.

El proceso de control y contabilización del gasto también ha sido optimizado:

-Los importes prefacturados se alojan en el CRM, permitiendo realizar un control de desviaciones de precios frente a presupuesto y factura final.

-El sistema asigna un ID a cada servicio solicitado (billete aéreo, alojamiento, etc.), lo que permite su trazabilidad desde que se solicita hasta que se contabiliza. Esto aporta una gran transparencia y control. El gasto de cada servicio de viaje contabilizado está perfectamente identificado y detallado en el CRM y los usuarios lo saben. No tenemos facturas sorpresa ni desviaciones de gasto no previstas.

 

MARGARITA ALGABA, jefe del Departamento de Atención al Delegado de LABORATORIOS FARMACÉUTICOS ROVI

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