Seis interrogantes sobre las sinergias entre los viajes de empresa y las reuniones

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1.- ¿Puede haber sinergias entre los acuerdos de viajes de empresa y de reuniones? ¿A qué nivel?
La tendencia actual que observamos es que los travel managers participan cada vez más en la gestión de eventos debido a las sinergias que se generan. En cualquier caso, difiere mucho según la tipología del evento. Los mismos proveedores no siempre son los más eficientes para cada propósito. Según la experiencia que tenemos en American Express Meetings & Events, en el aéreo puede haber una concurrencia de proveedores del 20-30% y en el alojamiento, superior al 40%, mientras que en el rent-a-car es irrelevante.

Por otra parte, el medio de pago cobra un enorme valor en el business travel, pero mucho menos en los eventos. El sistema de facturación y la metodología no son los mismos. En el MICE existe más flexibilidad y, al menos en España, lo normal es el pago en cash. Conscientes de ello, los medios de pago están buscando soluciones.

2.- ¿Son replicables los modelos utilizados en los viajes de empresa a las agencias que gestionan las reuniones?
El business travel es más transaccional. El fee sobre facturación seguirá existiendo, aunque se percibe una evolución hacia el management fee. En los eventos, esto es mucho más complicado por la gran diversidad de servicios, no solo vuelos o noches de hotel, sino el catering, el concepto creativo, la escenografía, la decoración y resto de servicios que se generan.

3.- ¿Cómo controlar la calidad y la gestión del riesgo en los viajes de empresa y en las reuniones?
La empresa tiene que preguntarse qué es calidad para ella y definir los criterios y objetivos. Cualquier acuerdo tiene que ir ligado a un SLA. Una vez más, en este campo el business travel está más evolucionado, tanto en los procesos de solicitud, como en el reporting, entre otros. Por otro lado, el capítulo de personal es más crítico en los eventos. Hay que conocer las necesidades de todos los usuarios. Por ello, son importantes las encuestas de satisfacción, tanto a los travel manager como al usuario final.

4.- ¿Qué información es relevante en la gestión de las reuniones?¿Cuáles son las fuentes de información?
El meeting planner debe definir bien cuáles son los KPIS que necesita controlar y, a partir de ahí, dar forma al sistema de reporting. La tecnología está avanzando bastante en información para el sector MICE, una evolución que es un tanto novedosa, porque hasta ahora no había mucha demanda. La explotación y desarrollo de Big Data a través de plataformas tecnológicas o el uso de apps como parte de la experiencia de asistente a un evento son esenciales para valorar el impacto de un evento.

5.- ¿A qué nivel está el sector en el ámbito tecnológico?
La mayoría de los procesos en la organización de reuniones y eventos de empresas se realiza de forma manual, pero esto es algo que también está cambiando. Aunque de forma incipiente, están empezando a aterrizar sistemas de transparencia, sobre todo en el sector farmacéutico, que es pionero y se están explotando las posibilidades del Big Data. Donde existe un mayor desarrollo es en las aplicaciones de seguimiento y participación para eventos.

6.- ¿Cómo se puede medir el retorno de la inversión (ROI) en las reuniones y eventos?
Es uno de los principales retos del sector. En cada briefing hay que discutir los objetivos del evento para poder establecer, en su caso, los KPIs y poder monitorizar los mismos. Aún queda mucho por avanzar en este terreno. Lo que sí hay que tener en cuenta es que el retorno de la inversión es más abierto en el MICE que en el business travel. No se mide sólo en términos de ahorro o de traducción en ventas, sino también en proyección de marcas, satisfacción del cliente, etc.

ALBERTO MESTRE, director del Área de Meetings & Events
de AMERICAN EXPRESS GLOBAL BUSINESS TRAVEL

 

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