¿Hasta dónde llega la labor del travel manager y empieza la del meeting planner?

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En las empresas en las que los viajes corporativos y la organización de reuniones y eventos están gestionados por el mismo departamento es necesaria una colaboración estrecha entre los dos ámbitos para generar sinergias, ahorros y eficiencias, aunque no resulta fácil.

Hay que estudiar, por ejemplo, hasta qué punto son replicables los modelos de retribución utilizados por el business travel en relación con las agencias. Estamos hablando del transaction fee, el management fee, etc. Las grandes agencias especializadas en corporativo pueden convertirse en proveedores logísticos (transporte aéreo, alojamiento, traslados, etc. ) de las reuniones y eventos de la empresa, pero es posible que haya que recurrir a otras agencias o empresas para los demás servicios añadidos (catering, decoración, etc.), además del marketing o la comunicación.

En todo caso, tanto los viajes de negocios como la actividad de meetings & events están compartiendo cada vez más soluciones tecnológicas que permiten realizar un control y seguimiento de principio a fin (end-to-end). Tanto en los viajes corporativos como en los eventos se generan una gran cantidad de gastos extras que es necesario contabilizar y analizar.

Entre los grandes retos de los eventos de empresa está el cálculo del retorno de la inversión. Si en el business travel la tarea es complicada, en el sector MICE se multiplican las dificultades, porque en muchas ocasiones el objetivo de un evento no está directamente ligado a aumentar el volumen de negocio de la empresa. Además, cada una tiene que decidir qué es lo que le interesa valorar realmente.

Por otra parte, aunque los procesos en la planificación de reuniones y eventos siguen siendo muy manuales, la existencia de herramientas relacionadas con la gestión de clientes (CRM), que en ocasiones están conectadas a su vez a soluciones de autorreserva, está mejorando enormemente la dirección de este departamento.

RAFAEL GRANDE
Head of Global Events & Relationship Marketing en ALMIRALL y
presidente de la Events Managers Association (EMA)

 

 

 

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