Cómo eliminar las notas de gastos de una vez por todas

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En estos últimos tiempos, estamos asistiendo a un despliegue tecnológico sin precedentes y, como no podía ser de otra manera, al que más afecta es al entorno empresarial, el cual se ve altamente beneficiado.

Quiero esto y lo quiero ahora, parece ser la tónica general en el modo de actuar de empresas y trabajadores, lo que lleva a implementar soluciones cada vez más dinámicas.

Ahora le ha llegado el turno a las notas de gastos del personal en movilidad. Este mal necesario que venimos arrastrando desde hace tanto tiempo, finalmente toca a su fin.

Actualmente existen varias soluciones en el mercado español que permiten la eliminación de la manipulación y custodia durante cinco años, de infinidad de facturas y tiques. Con ellas solo hay que tomar fotos de los documentos de pago  y esperar a que devuelvan los datos relevantes para incluirlos en el ERP.

Las más potentes, además de integrar los gastos con los códigos analíticos del ERP de la empresa, permiten exportar la contabilidad de los gastos. Normalmente, estas aplicaciones disponen del marchamo de la AEAT, de forma que las fotografías de tiques y facturas tienen la misma validez legal que el propio documento.

Por otra parte, la inclusión de los gastos por parte del trabajador en el entorno de gestión administrativo de la empresa, a través de su dispositivo móvil, permite armonizar los tiempos y periodos de gestión administrativa de los gastos, al desligarse completamente del proceso habitual de comprobación y gestión supeditado a la entrega del resumen de gastos mensual.

Utilizando cualquiera de estas herramientas, el proceso clásico de la nota de gastos con infinidad de tiques grapados al final de cada semana o mes, desaparece totalmente.

Se trata pues de una ingeniosa solución que permite al trabajador en movilidad no solo no tener que volver a hacer notas de gastos, sino que además no vuelva a perder justificantes, y con el gran ahorro de tiempo y personal para la empresa, que actualmente supone el tener que gestionar todos los informes de gastos en un breve periodo de tiempo.

 FERNANDO MUÑIZ
Responsable de Desarrollo de Negocio de EXACCTA

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Un comentario en “Cómo eliminar las notas de gastos de una vez por todas

  1. Completamente de acuerdo contigo Gaelle. En mi artículo me he referido, únicamente, a aquellas que están homologadas por la AEAT, lo que implica que no exista trasiego de documentos alguno, ni almacenamiento de los mismos durante cinco años, no como en el caso de Notilus, Concur u otras que lo único que facilitan es el control, ya que el usuario tiene que seguir haciendo la nota de gastos y un tercero revisando los tickets uno a uno. Además, soluciones como la de Exaccta, también permite el control de anticipos, dietas y kilometraje a través de una única y sencilla solución y con unos costes de uso e implantación infinitamente más bajos que los de las soluciones que comentas.

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