Recabar, almacenar, analizar… La información digitalizada en los viajes de empresa

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Llevar a cabo una planificación eficiente de los viajes corporativos depende directamente de la capacidad que tengan las empresas para recabar, almacenar y analizar la información relativa a todas las fases de los desplazamientos de sus empleados. El proceso directamente de los recursos tecnológicos útiles para automatizar y centralizar la información.

Cuando planifican sus viajes corporativos, las compañías han de afrontar varios procesos de gestión y gastos relacionados con varias fases:

  • Organización del viaje: reservas, adquisición de servicios, procesos de autorización al viaje, solicitud de anticipos.
  • Gestión de los gastos: cumplimentación de la hoja de gastos, aprobación de esta, mantenimiento de justificantes (tiques y facturas).
  • Administración: control y chequeo de gastos, liquidación de gastos, contabilización, custodia…
  • Financiero: reporting y análisis de los gastos, procesos de auditoria, inspecciones fiscales…

Para la gestión de las reservas, permisos de viaje y anticipos, la digitalización evita que las primeras se hagan fuera de la política corporativa de gastos dependiendo del canal con el que se gestionan; que se produzcan “cuellos de botella” en las autorizaciones para el desplazamiento y que se descontrole la gestión de los anticipos necesarios.

La digitalización hace más eficiente la gestión de las reservas, los permisos y anticipos para el viaje y, además, acota los riesgos derivados de los procedimientos tradicionales de reporting de los gastos durante su transcurso. Digitalizar implica poner fin las notas de gastos, la pérdida o deterioro de los justificantes y la falta de control que puede llevar a cometer abusos.

Por último, en lo que se refiere a la gestión administrativa y financiera de los gastos que se producen durante los viajes corporativos, a su control formal y fiscal, disponer de información recabada de forma automática, integrada con los sistemas de gestión y fácilmente distribuible reduce drásticamente el tiempo necesario para su contabilización.

Digitalizar la gestión de los viajes corporativos termina con el problema de la falta de información para hacer análisis adecuados, con las dificultades para tener una visión global y, por último, con las dificultades para recuperar el IVA de los tickets de gasto.

Joaquín Lasheras
Partner de SARCE en España

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