¿Qué necesitan las empresas para controlar los gastos de viaje de principio a fin?

La complejidad contable de la cuenta de viajes viene marcada por las distintas tipologías de viajeros, los formatos de anticipos, los procedimientos de autorización, la comunicación entre sistemas informáticos, los canales de reserva alternativos, las diversas fuentes de información, el control y liquidación de gastos extras… Así se desprende del whitepaper publicado por Forum Business Travel, en colaboración con Notilus.

Las empresas están empezando a calcular el coste en tiempo que supone toda esa gestión, tanto para el departamento administrativo como para el propio empleado antes, durante y después de cada viaje. Por regla general, y salvo deficiencias en la adopción, la utilización de herramientas específicas resulta más rentable a medio y largo plazo, porque además permite derivar recursos hacia tareas de mayor valor añadido.

Las soluciones tecnológicas deben contemplar:

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Los retos del tren en los viajes de negocios

El gran impulso en la utilización del tren de alta velocidad por parte de las empresas está motivado por la necesidad de ganar tiempo en sus desplazamientos y mejorar su productividad, ya que el ferrocarril ofrece unas comodidades para trabajar que otros medios no alcanzan. Conclusiones (III) del informe “El Ciclo del Viaje de Negocios”, publicado por Forum Business Travel.
Tanto es así que en España, la línea Madrid-Barcelona del AVE ha conseguido una cuota de mercado del 62,3% en sus ocho años de funcionamiento, según datos de Renfe, un resultado que supera ampliamente al avión en la misma ruta. A todo ello hay que añadir el paulatino interés por controlar las emisiones e implantar estrategias de desarrollo sostenible.

Valor añadido

La alta velocidad ha convertido al ferrocarril en un serio competidor del avión en las rutas de menos de 600 km. El servicio en Europa ha sabido acercarse a las necesidades del viajero de negocios desde el punto de vista más práctico, con productos y servicios específicos, como son la apertura de salas de reuniones en algunas estaciones, la separación de espacios en los vagones o las tarjetas de fidelización, que sirven para acumular puntos y beneficios. Además, la política tarifaria contempla opciones más flexibles para el cambio o cancelación de reservas.