¿Qué necesitan las empresas para controlar los gastos de viaje de principio a fin?

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La complejidad contable de la cuenta de viajes viene marcada por las distintas tipologías de viajeros, los formatos de anticipos, los procedimientos de autorización, la comunicación entre sistemas informáticos, los canales de reserva alternativos, las diversas fuentes de información, el control y liquidación de gastos extras… Así se desprende del whitepaper publicado por Forum Business Travel, en colaboración con Notilus.

Las empresas están empezando a calcular el coste en tiempo que supone toda esa gestión, tanto para el departamento administrativo como para el propio empleado antes, durante y después de cada viaje. Por regla general, y salvo deficiencias en la adopción, la utilización de herramientas específicas resulta más rentable a medio y largo plazo, porque además permite derivar recursos hacia tareas de mayor valor añadido.

Las soluciones tecnológicas deben contemplar:

DESCARGAR EL WHITEPAPER
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– Sistema de autorizaciones de viaje.

– Posibilidad de realizar reservas online y offline.

– Accesibilidad desde cualquier tipo de dispositivo móvil.

Digitalización y gestión de notas de gastos.

Contabilización de facturas de proveedores.

– Integración con el entorno corporativo alojado de forma remota (cloud).

– Capacidad de reporting, análisis y comparativas con indicadores de rendimiento.

Y todo ello desde un mismo punto de acceso.

Para el travel manager es importante prescindir de los documentos en papel en los procesos de validación para obtener una visión en tiempo real del presupuesto, realizar el seguimiento de forma más eficiente y detectar posibles desviaciones.

Desde el punto de vista del viajero, las soluciones móviles resultan esenciales para poder introducir el detalle de sus pagos en cualquier momento y realizar una gestión continua de las notas de gastos, sin tener que esperar a fin de mes, con todos los comprobantes acumulados y con más dificultad para cumplimentar la liquidación. Como consecuencia, puede recibir los reembolsos con mayor rapidez.

El director de recursos humanos también puede apoyarse en este tipo de aplicaciones para gestionar la política de viajes y gastos integrándola con su sistema, mientras que el director financiero puede gestionar la solicitud de anticipos de dinero y los cambios y divisas. Paralelamente, el controller realiza el seguimiento y los informes.

La visibilidad de las compras por el departamento de gestión de viajes y por el centro de costes permite elaborar previsiones sobre los presupuestos, alimentar los argumentarios para la negociación y optimizar los contratos con los proveedores.

Forum Business Travel (en colaboración con Notilus)

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