Grupo Lledó, un caso práctico de gestión integral de las notas de gastos

 

Un proceso, realmente transversal, que ha dotado de mayor agilidad a la fuerza de ventas, pero también al cuerpo ejecutivo. Ahora bien, un cambio tan radical ha precisado de un trabajo previo de mentalización y cultura corporativa para motivar a los profesionales implicados en el cambio.

Lorenzo Escobar, director financiero del Grupo Lledó, destaca la labor previa de organización que se hizo en la compañía. “En el departamento financiero-contable éramos conscientes de la necesidad de optimizar la gestión de los gastos en los que incurría nuestra fuerza de ventas”.

Primero fue necesario cuantificar el coste real, segundo ordenar y clasificar ese coste y, tercero, mejorar todo el proceso: captura de datos, contabilización y reembolso al usuario. Y, por supuesto, sin perder de vista, el tema fiscal.

Lo que parecía evidente, era la necesidad de contar con un software específico que permitiera llevar a la práctica, el esquema planteado por los responsables financieros de la firma y que, grosso modo, tenía que ver con:

  1. Establecer un modelo concreto de registro, autorización, contabilización y reembolso de los gastos incurridos.
  2. Determinar los plazos efectivos y suficientes para soportar y garantizar la viabilidad de todo el proceso.
  3. Digitalizar el proceso al máximo, también desde el punto de vista de tener la documentación (justificantes, notas de gastos, etc) certificada por la AEAT.

En cuanto al modelo, se estableció que la empresa seguiría proporcionando las tarjetas de crédito, pero el cargo iría domiciliado contra la cuenta bancaria personal del generador del gasto. Esto implicó una negociación con las entidades financieras de tal manera que el período de cargo fuera suficientemente amplio para que la empresa pudiera siempre reembolsar el importe de la nota antes del cargo bancario. A su vez la citada tarjera incorporaba ciertas ventajas que la hacía más atractiva para el usuario final.

Esta medida que, si bien al principio fue acogida con bastante recelo, ha mostrado su eficiencia con el paso del tiempo, porque ha permitido, no solo moderar el gasto, sino agilizar la gestión contable y evitar errores y pérdidas de tickets, facturas o justificantes de pago.

“Los empleados se han concienciado sobre la necesidad de seguir el protocolo establecido para garantizar el reembolso de los gastos corporativos que iban contra su tarjeta de crédito”, apunta Escobar. El establecimiento de los plazos, también ha marcado la diferencia del nuevo sistema con respecto al modelo anterior, menos informatizado y, por lo tanto, con menos capacidad de aportar valor al negocio.

Conscientes de la necesidad de apoyar tecnológicamente el proceso de gestión de las notas de gastos, el Grupo Lledó optó por la aplicación de Sarce, entre otras cuestiones, por su amplia cobertura funcional, facilidad de uso y flexibilidad para adaptarse cualquier sistema informático.

RESULTADOS

Una vez determinado el modelo de ejecución, el departamento pasó de tener en los inicios, con las tarjetas domiciliadas en la cuenta de la empresa, hasta 3-4 personas gestionando y procesando las notas de gastos, a un solo empleado que se encarga del proceso de principio a fin y durante unas horas muy concretas en cada mes.

El resto realiza ahora otras funciones más rentables para la compañía, ya que se dispone de mayor información para realizar un buen control financiero.

La función de control también fue importante. Suponía un gran reto para la compañía conocer no solo los detalles del gasto (impuestos que gravan los conceptos facturados, divisa utilizada, conceptos asociados a un mismo ticket, formas de pago, etc.), sino realizar un adecuado seguimiento para evitar situaciones irregulares por error o desconocimiento.

Por otra parte, el Grupo Lledó cuantifica los ahorros directos obtenidos tras la automatización de la gestión de las notas de gastos con Sarce en unos 19.000 €/año, simplemente en la primera fase de implementación, con lo que el período de recuperación de la inversión en la plataforma ha sido muy corto. Queda pendiente la segunda fase de análisis y negociación, de la cual se espera obtener de hecho el mayor retorno de la inversión.

SARCE ESPAÑA

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