Consejos para abordar la selección de proveedores finales y agencias de viajes

blog_eleccion_proveedoresLa búsqueda de proveedores se basa en cubrir necesidades principales y apoyos para el cumplimiento de objetivos del negocio. El travel manager tiene que conocer qué factores participan en la búsqueda de los proveedores finales y los datos que debe obtener antes de lanzar una licitación. Respecto a la agencia de viajes, las fórmulas de interlocución son variadas.

Antes de nada, hay que tener clara la segmentación de los proveedores. Por un lado están los estratégicos, que acompañan a la empresa de forma proactiva en el desarrollo de su política de viajes; los colaboradores, los meramente transaccionales y los que pueden ser calificados como oportunistas.

Antes de lanzar nuestra licitación u oferta, hay que establecer un cronograma de actividades del proceso de selección: tiempo de recepción y documentación a aportar, periodo de aclaraciones, presentación de la oferta y toma de decisión.

Los datos de consumo son esenciales. Hay que hacer entender a los participantes la importancia y magnitud del negocio al que están optando y plantear mediante datos reales el consumo que pueden conseguir, sin deformar realidades para no originar malentendidos y conseguir una oferta competitiva.

Los requerimientos especiales también tienen su peso. Tienen que ver con aquellas peculiaridades no generalizadas dentro del servicio como, por ejemplo, los requisitos extraordinarios de seguridad o el acceso para personas con problemas de movilidad

Conviene asegurarse de que los participantes están en disposición de los requisitos necesarios e informarles en caso contrario, antes de que avance la licitación.

En cuanto a los criterios de evaluación, el travel manager debe aplicar la mayor objetividad posible y definir los elementos que son importantes y que su empresa está buscando para facilitar la calidad de las respuestas y aportar transparencia al proceso.

En cualquier caso, es recomendable contar con la participación de profesionales con capacidad de evaluación de las propuestas, ya sea por su categoría en el organigrama o por su experiencia en el uso de los servicios a contratar.

CONSECUENCIAS DE UN MAL PROCESO DE SELECCIÓN

  1. El producto elegido no es el adecuado a las necesidades de la empresa.
  2. El proveedor no cumple las condiciones del contrato.
  3. Al no facilitar especificaciones y peculiaridades del servicio solicitado, el proveedor no está obligado a cumplirlas y además no dispone de la capacidad para facilitarlas.
  4. Descarte de ofertas que cumplen los requisitos por no comprobar que el proveedor ofertante incumple alguno de ellos.
  5. La decisión tomada puede carecer de fundamento si no se cuenta con el criterio de los miembros del equipo multidisciplinar.
  6. Cuando la evaluación de proveedores no es transparente está expuesta a contradicciones y se genera un clima de desconfianza hacia los mismos.

PILAR NAVAS
Formadora del Curso de Inmersión en Viajes de Negocios
de FORUM BUSINESS TRAVEL

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