Recomendaciones para organizar un small meeting provechoso

Los small meetings constituyen una aportación de valor real a la industria MICE. No se trata de una moda pasajera, sino de una práctica muy implantada, aceptada y necesaria. Estos eventos de pequeño formato, que en la mayoría de ocasiones se realizan con clientes locales y con características propias, han experimentado un gran crecimiento en los últimos años, por lo requieren dedicarles una atención especial. Aquí algunas recomendaciones para su organización.

¿De qué hablamos exactamente cuándo nos referimos a los small meetings? Entre otros ejemplos de tipología, incluyen las reuniones con líderes de opinión para debatir temas de interés del cliente, analizar casos de estudio para futuras investigaciones o promocionar algún producto determinado.

Entre sus características destacan:
– Un reducido número de asistentes a la reunión.
– Asistentes locales, por lo que normalmente no llevan alojamiento.
– Mínimos servicios de desplazamiento.
– Costes más reducidos.
– Corta duración, entre medio día y una jornada completa.
– Reuniones enfocadas a un producto del cliente muy específico o un tema concreto.

Las diferencias de los small meetings respecto a los congresos se hacen evidentes, ya que estos últimos están destinados a todo un público de un mismo sector donde la duración es larga, se realiza fuera de sus ciudades de residencia y se tratan muchos temas, normalmente con asistencia de profesionales de varios países. A veces hay cierta conexión entre ambos formatos, porque en muchos congresos se publican los estudios que han realizado en reuniones previas más pequeñas.

Dadas las peculiaridades de estos eventos, hay que tener en cuenta algunas recomendaciones a la hora de organizarlas:

Ubicación. Un factor esencial, ya que en estos casos la proximidad es importante. Hay que buscar espacios bien situados y con buena accesibilidad, especialmente en transporte público.

Tema. Identificar muy bien el contenido para que los asistentes sepan de antemano si la reunión va a ser provechosa para sus intereses.

Participantes. En un formato reducido es más importante aún que en las grandes reuniones identificar bien a los potenciales asistentes y convocarles con tiempo suficiente para que puedan organizarse.

Agenda. El tiempo es oro en este tipo de convocatorias. Por ello que la agenda tiene que estar muy bien detallada y cumplir el timing en todo momento.

Restauración. Otro elemento clave. El catering elegido debe ser ligero para no interrumpir excesivamente el desarrollo de la sesión.

EVA JORDANA / JAVIER ALPUENTE
Senior Project Managers de GRUPO PACÍFICO

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