Por debajo del radar, la importancia de capturar todos los gastos de viaje


Cada vez resulta más importante en la gestión de viajes de negocios capturar todos los gastos relacionados con los desplazamientos. En muchas empresas, estos costes representan un porcentaje significativo sobre el total. Su captura y gestión son cruciales. Pero, ¿qué ocurre cuando el gasto se realiza fuera de los canales oficiales? ¿Cómo pueden las empresas asegurarse de que los están controlando cuando  quedan almacenados en distintos sistemas de forma diferente y muchas veces se superponen o entran en conflicto?

 

Algunas de las acciones que pueden llevar a cabo los gestores de viajes que aprovechan la visibilidad de los gastos realizados a través de canales no oficiales son:

  • Reducir las fugas en el apartado aéreo y hotelero.
    Esto puede lograrse enviando comunicados dirigidos a los viajeros que regularmente reservan fuera de los canales oficiales basándose en una verdadera comprensión de las razones que impulsan su comportamiento y empujándolos hacia opciones mejoradas cuando sea posible.

Cuando los programas de viajes no son obligatorios, los comunicados pueden incentivar el cumplimiento ofreciendo mejores beneficios de fidelización o ventajas como wifi, lavandería, acceso a gimnasios, spas, etc. o simplemente fomentando el comportamiento que ya tienen la mayoría de los viajeros.

También pueden explicar los beneficios del cumplimiento, tanto para la compañía como para los viajeros y describir los riesgos para estos últimos.

Otra forma de reducir las fugas es incluyendo a los proveedores y alternativas más populares fuera del canal dentro del ámbito del programa de viajes para garantizar una mayor visibilidad, seguridad, protección y ahorros.

  • Establecer las dietas de comida por destino.
    Entre otras cosas porque los gastos de restaurante se reservan por definición fuera de las empresas de gestión de viajes.
  • Marcar topes de gasto diarios por destino.
    Es una medida apropiada dar precios indicativos para la comida y el transporte local.
  • Diseñar una política de transporte terrestre.
    La movilidad ha experimentado un gran desarrollo en los últimos tiempos, con nuevos actores y tecnología que abren otras posibilidades. Es una buena idea elaborar una guía personalizada por destino para que los viajeros elijan entre taxis, alquiler de coches, viajes compartidos o transporte público.
  • Supervisar y regular el uso de gastos por servicios adicionales para cada categoría principal de viaje.

Hay soluciones tecnologías muy útiles para esta tarea. Por ejemplo, el CWT Travel Consolidator, que proporciona información de las reservas realizadas fuera del canal oficial, con el detalle de las transacciones. Permiten comprender por qué algunos viajeros no utilizan de forma regular su empresa de gestión de viajes para realizar sus reservas. Esto les permite tomar medidas y adaptar sus programas (política de viajes y gastos, proveedores preferentes para determinadas rutas…). También les ayuda a identificar patrones de gasto dentro y fuera del canal oficial y áreas problemáticas que han permanecido por debajo del radar hasta ahora.

 

SANDRA LASTRA
Global Corporate Communications en CWT

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