Viajes de negocios, ¿por qué y para qué?


Es un hecho que hay un antes y un después de la pandemia; es decir, aquellos viajes donde una sola persona iba a una reunión ya no volverán. La covid-19 ha cambiado las prioridades y los presupuestos cuando se trata de viajes corporativos. Los travel manager y las agencias de viajes especializadas deberían empezar a debatir ya con mucha más claridad sobre las nuevas normativas para viajar. Además de cómo viajar, lo que hay que preguntarse es por qué y para qué viajar.

El pasado 26 de junio tuve la oportunidad de asistir al evento Travel Buyers Talk Task Force & Return to Travel de la consultora Goldspring, donde Rosemery Maloney, Global Travel Manager de Sprinklr y buena amiga, hablaba de algo que va tomando cada vez más forma a nivel mundial: “Vamos a hacer muchos viajes, ya sean Business Development o para visitar clientes ya confirmados, que combinarán más clientes, serán más activos. No vamos a volar y regresar el mismo día. Puede que sean dos o tres días, pero nuestros empleados harán más visitas en ese tiempo”. Maloney señaló que también habrá menos personal volando para reuniones internas en el futuro.

Esto me lleva a plantearme, ¿es ahora el momento adecuado para debatir la cultura de los viajes corporativos? ¡Quizás sí!


¿VOLVER A LA NORMALIDAD?

Los travel manager y las agencias de viajes corporativas deberían empezar a debatir YA con mucha más claridad sobre las nuevas normativas para viajar. Otro aspecto que “asoma la cabeza” es dejar de centrarse en “cómo” viajar y empezar a ver: viajar ¿por qué?

La gestora de viajes de Sprinklr comentaba en esa reunión virtual que estaba trabajando en un documento llamado “Debería quedarme o debo irme“. Lógicamente, con la crisis que están soportando las empresas, hay que dejar en manos del pasajero/departamento estas decisiones acorde a sus prepuestos. Una vez que permitimos viajar, deben plantearse: ¿es esta una reunión para la que necesitas estar en persona, o es algo que se puede hacer en un seminario web o por teléfono?.

Estoy de acuerdo con Rosemary en que, ciertamente, empiezan a entrar en escena otros actores que van a empezar a pesar mucho en las decisiones de viajar por negocios. Durante mucho tiempo, la transformación digital en cuanto a las reuniones virtuales estaba aún lejos de ser implantada como una solución 100% necesaria. Siempre ha estado en el radar de muchas empresas, pero no era su primera opción para atender clientes.

Pues bien, esta tendencia ha cambiado radicalmente con la pandemia, como así me comentaba Susan Lichtenstein, socia directora de Digi Travel Consulting, que siente que la cultura virtual de las reuniones está ahora integrada: “La gente se siente cómoda usando vídeo conferencias. Es consciente de si realmente necesita subirse a un avión durante dos horas cuando puede atender a un cliente de forma remota. ¿Necesitan hacer eso? Probablemente, la respuesta es no”.

 

Otro tema a tocar son los procesos de aprobación de viajes. Hasta ahora, casi nadie cuestionaba que era necesario visitar al cliente presencialmente para tener más posibilidades de venta, con lo que era relativamente fácil obtener esas aprobaciones. Pero, ¿y ahora? Mucho me temo que esas aprobaciones van a venir desde managers de nivel superior, que tendrán la última palabra. Se reducirá a la definición de qué es un viaje “esencial”. Eso variará de una empresa a otra, pero será un tema común a todas ellas: la justificación del viaje.

En esta línea, leo unas declaraciones de Tristan Smith, VP de ventas de Egencia, donde dice textualmente: “Las organizaciones están volviendo a los viajes de negocios con diferentes enfoques para relanzar su programa, por lo que no hay una única solución para que los viajes corporativos vuelvan a funcionar. Estamos teniendo conversaciones con los travel managers para ayudarles en su enfoque con los nuevos fundamentos que afectan a la política de viajes, los seguros necesarios actualizados y las decisiones de sus pasajeros: qué es un viaje esencial, cómo garantizar el bienestar de los viajeros y cómo entender los nuevos estándares de higiene de los proveedores y las restricciones gubernamentales”.

Aquí es donde una agencia de viajes corporativos aporta valor, siendo un partner estratégico que va a ayudar a sus clientes a tomar las mejores decisiones de compra, de planificación, etc. Porque, evidentemente, la agencia de viajes corporativos conoce estos servicios y tiene que ofrecerlos con asesoramiento sin tener que la empresa cliente tenga que andar rebuscando o informándose. La agencia que solo funciona como expendedora de billetes no funciona.

 

NEGOCIOS: ¿SEGUIMOS IGUAL?

¿Y si pensamos que la idea ahora es que cada viaje se vea como un evento? Esta afirmación no es mía, sino de Mark McSpadden, VP de Estrategia de American Express Global Business Travel, que sostiene que “si piensas en la forma en que miramos los eventos, son muy pre-planeados de antemano”.¡Claro!, no es algo que se pueda dejar al azar. Cómo maximizar la experiencia durante el viaje y sacar el máximo provecho de las reuniones con los clientes es lo que va a cambiar, y mucho, a la hora de volver a viajar.

Sin embargo, McSpadden cree que hay viajeros de negocios que quieren realizar esas visitas en el mismo día, evitando dormir fuera de su residencia, pero eligiendo las visitas en función de las posibilidades e importancia del cliente, dejando a los más indecisos o con menores posibilidades para reuniones virtuales.

Creo que aparece un nuevo espectro de viajeros diferenciados en las empresas: aquellos que tendrán negocios por cercanía y atenderán a esos clientes viajando en el mismo día y aquellos que estén enrolados en viajes de media/larga distancia que les obliguen a pasar más tiempo fuera de sus oficinas y hogares. La cuestión es: ¿quién podrá decidir dónde estar y cómo definirán las empresas a estos pasajeros y las necesidades en función de su desempeño? ¿Habrá desigualdad económica en las retribuciones de aquellos pasajeros que están dentro de dinámicas de viaje más largas que aquellos que tienen cercanía con sus clientes?

 

FUTURO MUY CERCANO

Si de todo lo anterior nos centramos en que van a quedar reducidos esos viajes de una sola persona en primera instancia a visitar a los clientes, siendo sustituidos por reuniones virtuales, hay una parte de sostenibilidad que va a gustar a muchos trabajadores a nivel mundial, algo de lo que ya se habló en una de las últimas ferias del sector, el Business Travel Show, celebrado en Londres el pasado mes de febrero. Ahora vuelven a la agenda, ya que los gobiernos imponen cláusulas ambientales con sus condiciones de rescate de aerolíneas, como la promoción de los viajes en tren cuando sea posible o la obligación de cerrar ciertas líneas de corta distancia que no tengan volumen de pasajeros.

Así, leo que Susan, de Digi Travel, avisaba de que la sostenibilidad sería uno de los aspectos que es necesario revisar y poner en marcha tras la crisis, con los niveles de viaje de negocios de 2019, que no tienen pinta de volver en el corto plazo, y con sólo 75% de ese volumen a principios de 2023.

Sigo insistiendo que las reuniones de negocios y el valor de la interacción cara a cara con clientes y socios permanecerán; eso es inamovible. Sin embargo, las reglas del juego han cambiado… Ahora hay más interacción en primera instancia a través de las videoconferencias. Los gestores de viajes se encontrarán para 2021 con menos presupuesto para viajes y con una nueva política de viajes que incluirá definir quién viaja y para qué, asumiendo un gasto mayor en cuanto a precios de los servicios de Travel y MICE, así como el coste de los seguros. Recordemos que los protocolos no son gratis y, por tanto, de una forma u otra, el coste acaba siendo repercutido en el cliente.

MERCHE BLANCO
COLABORADORA DE FORUM BUSINESS TRAVEL
GLOBAL TRAVEL PROFESSIONAL /
SENIOR OPERATIONS & EVENTS MANAGER (GBTA)

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