Los eventos son una excelente manera de reunir a las personas, lanzar un nuevo producto, motivar a los compradores, compartir conocimientos, pero también requieren mucho trabajo para planificar. Los organizadores profesionales de eventos y reuniones deben tener varias habilidades para poder tener éxito y algunas de estas habilidades se adquieren a través de la experiencia.
Aquí te dejo 10 consejos para ayudar a planificar tu próximo evento, principalmente si estás empezando tu carrera como event planner. Si tú eres el stakeholder del evento, comienza definiendo tus objetivos. ¿Qué esperas lograr con este evento? Asegúrate de que tus objetivos sean realistas y alcanzables. Piensa que hay que transmitirlos a todo el equipo con el que trabajas y a todos los proveedores.
➜ Crea un presupuesto. Saber cuánto dinero tienes te ayudará a tomar todas las demás decisiones importantes para tu evento. Asegúrate de tener en cuenta los costes fijos y variables.
➜ Elige una fecha y hora. Ten en cuenta los eventos que ya están confirmados y los días festivos al elegir una fecha y hora para tu evento. También quieres asegurarte de avisar a las personas con suficiente anticipación para que puedan estar presentes. Si estás organizando un evento en un país diferente, consulta a tu DMC local para que te aconseje sobre esto. A mí me pasó, no haber sido consultada, y había una maratón en Madrid que hizo muy difícil seguir con todas las actividades que teníamos preparadas.
➜ Crea un gran programa. Un programa bien organizado ayudará a que tu evento se desarrolle sin problemas y mantendrá a los invitados comprometidos. Asegúrate de incluir una combinación de actividades, oradores y entretenimiento.
➜ Elige el venue adecuado. El lugar que elijas debe ser apropiado para el tipo de evento que estás planeando. También debe estar convenientemente ubicado y tener todas las comodidades necesarias. El venue puede ser un hotel, pero es posible que necesites otros para cenas o actividades.
➜ Haz una visita de inspección antes de confirmar cualquier espacio. ¿Por qué? ¡Para que no tengas sorpresas! Control de espacios, escaleras, aseos, salidas de emergencia, personal de seguridad. Cuando hagas la visita de inspección, ponte en el lugar de los participantes y mira lo que necesitan para poder asistir a tu evento: inclusión y diversidad. Si eres un DMC o una agencia de eventos, invita a tu cliente a hacer una inspección del sitio contigo para que lo revise todo. A veces la inspección del sitio se hace antes de que se confirme el evento con usted y quizás el cliente lo haga un día con usted y otro con su competidor. Esto sucede mucho e incluso si todavía estás compitiendo, ¡debes dar lo mejor de ti! Tal vez no ganes este pero conoces al cliente y demuestras tu profesionalismo y para el próximo evento quizás te dé una oportunidad.
Descubre mis checklists para planificar una visita de inspección
Me ayudaron a lo largo de los años a organizar visitas de inspección sin morir en el proceso. Nunca olvides que las visitas de inspección son una herramienta muy importante de ventas y marketing.
➜ Haz un plan logístico. Hay mucha logística involucrada en la planificación de un evento, desde el transporte hasta la comida y la bebida. Haz una lista de todo lo que necesitas cuidar y delega tareas para asegurarte de que todo funcione sin problemas el día del evento.
➜ Prepárate para lo inesperado. No importa qué tan bien planees, siempre existe la posibilidad de que algo salga mal. Puede que llueva y tienes una actividad outdoor, puede que un micrófono no funcione, puede que un speaker tenga su vuelo retrasado… Prepárate para cualquier cosa teniendo un plan de contingencia en su lugar. ¡Si tienes un Plan B nunca entrarás en pánico!
➜ Follow-up con los participantes. Después de que termine tu evento, asegúrate de hacer un seguimiento con los participantes. Agradezcamos por asistir y pídeles comentarios para que puedas mejorar eventos futuros. Puedes hacer un breve cuestionario en Google Forms o en Typeform.
➜ Evalúa tu evento. Una vez que todo esté listo, tómate un tiempo para evaluar su evento. ¿Lograste tus objetivos? ¿Qué salió bien y qué podría mejorarse? Esta retroalimentación será útil cuando comiences a planificar tu próximo evento.
Detrás de este proceso simplificado hay mucho trabajo, llamadas telefónicas, correos electrónicos, visitas, muchas horas, creatividad, lluvia de ideas, pero cuando el evento sale perfecto tienes una increíble sensación de éxito y logro.
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TERESA BROCCOLI
MICE & Sales Coach
Forum Business Travel 