Un repaso a los mecanismos de control del servicio en los viajes

El travel manager debe tener los mecanismos necesarios para poder evaluar la calidad del servicio que prestan los proveedores y ser capaz de establecer los niveles de calidad aceptados, así como los procesos de mejora constante. Básicamente, establecer las reglas del juego entre el proveedor y el comprador.

Los conceptos integrados en este capítulo son: conocer el alcance de los servicios exactos que el proveedor facilita, establecer los niveles de calidad aceptables que se solicitan al proveedor, definir los mecanismos de medición y medir parámetros de todos los implicados.

Pero, ¿qué es lo que podemos controlar exactamente? Desde los propios viajeros al travel manager, desde el servicio prestado, hasta las quejas y reclamaciones, sin olvidar todo el entramado contractual.

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El futuro de los pagos instantáneos

azimo_contactlessVivimos en un mundo en el que esperamos que todo sea inmediato. Amazon hace pruebas con entregas a través de drones, gracias a  Deliveroo podemos pedir comida para casa de nuestro restaurante favorito y disfrutamos de maratones de nuestras series favoritas en Netflix. Esta tendencia que mezcla la impaciencia y la instantaneidad también se ve claramente en el sector fintech.

Gracias a los pagos contactless, vamos de compras y pagamos con un solo toque de tarjeta o a través de nuestro smartphone con Apple o Samsung Pay. Y es que el móvil ha impactado en la industria de los pagos más que cualquier otro dispositivo, tanto que nos preocupa mucho más perder nuestro teléfono que la cartera.

En Azimo estamos viendo cada vez a más gente que se aleja de los servicios tradicionales de transferencias de dinero, ya que los consumidores queremos tener la posibilidad de enviar dinero en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto tiene mucho sentido, ya que la sociedad de hoy en día carece de tiempo y no está dispuesta a perderlo esperando en una cola en el banco, rellenando cientos de formularios o esperando a que su dinero llegue al otro lado del mundo. Sigue leyendo

Grupo Lledó, un caso práctico de gestión integral de las notas de gastos

 

Un proceso, realmente transversal, que ha dotado de mayor agilidad a la fuerza de ventas, pero también al cuerpo ejecutivo. Ahora bien, un cambio tan radical ha precisado de un trabajo previo de mentalización y cultura corporativa para motivar a los profesionales implicados en el cambio.

Lorenzo Escobar, director financiero del Grupo Lledó, destaca la labor previa de organización que se hizo en la compañía. “En el departamento financiero-contable éramos conscientes de la necesidad de optimizar la gestión de los gastos en los que incurría nuestra fuerza de ventas”.

Primero fue necesario cuantificar el coste real, segundo ordenar y clasificar ese coste y, tercero, mejorar todo el proceso: captura de datos, contabilización y reembolso al usuario. Y, por supuesto, sin perder de vista, el tema fiscal. Sigue leyendo

El cambio de rol del travel manager

Los viajes de empresas tienen dos vertientes muy significativas dentro de cualquier organización. Por un lado, su impacto económico en la cuenta de resultados y, por otro, su influencia en el grado de satisfacción de los viajeros. Esta dicotomía desemboca en el equilibrio entre el ahorro y la calidad del viaje.

El travel manager es la bisagra entre los dos intereses que, dependiendo de cada empresa y en el momento en el que esta se encuentre, puede inclinar la balanza hacia un lado u otro.

En definitiva, el perfil del gestor de viajes está evolucionando desde tareas más operativas hacia responsabilidades estratégicas, lo que implica liderar proyectos de tecnología e incorporar nuevas categorías de compras dentro de la política de viajes. Sigue leyendo

Los pagos en el Business Travel: el medio es el fin

La tarjeta de crédito, en sus distintas modalidades —de crédito o débito, personales o corporativas, de emisor único o duales— sigue siendo la piedra angular en los viajes de empresa, tanto por la sencillez de las transacciones, como por su poder de financiación, los seguros asociados o el control administrativo que facilitan. Sin embargo, no hay que perder de vista a los nuevos medios de pago.

De hecho, este tipo de soluciones está evolucionando rápidamente, en paralelo al desarrollo del e-commerce. Las que más arraigo están experimentando son las tarjetas virtuales, debido a la desconfianza del usuario sobre la seguridad de las compras en Internet. Al tratarse de una modalidad de prepago, tienen un límite de gasto: la cantidad de su saldo. Carecen de soporte físico y toda la gestión se realiza de forma online.

Otro medio aún incipiente es el pago con móvil a través de estándares inalámbricos de corto alcance, como el NFC, que tramitan la operación acercando el terminal al dispositivo de cobro. También existen soluciones muy útiles para los viajeros frecuentes, como las que permiten recibir transferencias al instante forma instantánea y en cualquier divisa. Incluso, algunos proveedores permiten enlazar la cuenta del cliente para liquidar los servicios a través de su propia app.

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La seguridad en viaje no es un lujo, es una obligación

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales es clara: las empresas son responsables de sus empleados desde que salen de su domicilio hasta que regresan a él. Es lo que en terminología anglosajona se denomina “duty of care”. Pero no solo se trata de una cuestión legal, sino también moral y de cultura corporativa que transmite a los empleados una sensación de confianza.

Los planes de contingencia consiguen que tanto el viajero como los responsables de la empresa planifiquen y afronten el desplazamiento con el máximo conocimiento del riesgo médico o de seguridad al que se pueden enfrentar y cómo gestionarlo en caso de que se produzcan incidencias.

El plan post-viaje ayuda a reducir o eliminar los efectos residuales de la experiencia vivida y, posiblemente, controlar otros costes derivados. Para las necesidades de ciertas empresas, la contratación de un seguro convencional no es suficiente, y hay que recurrir a una auténtica consultoría del riesgo. Sigue leyendo

Los nuevos players y su incorporación a las políticas de viajes corporativos

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El mercado de los viajes ha evolucionado enormemente con la tecnología, dando lugar a nuevos actores para cubrir nuevas necesidades. Estos proveedores están ofreciendo soluciones específicas para los viajes de empresa, especialmente las que tienen que ver con el detalle y procesamiento administrativo de sus servicios, algo esencial para integrarlos en las políticas de viajes de las empresas. Más conclusiones del whitepaper “Gastos de Viajes: En busca del control total”, publicado por Forum Business Travel en colaboración con Notilus.

A pesar de las políticas de viajes restrictivas adoptadas como respuesta a la crisis económica mundial iniciada en 2008, las empresas entienden que buena parte de su rentabilidad reside en el capital humano y en sus condiciones laborales. Por ello, se debaten entre la lógica ambición de optimizar al máximo sus recursos económicos, buscando el mayor ahorro posible, y garantizar un mínimo de calidad y satisfacción del viajero durante sus desplazamientos.

El viajero empieza a estar en el centro de la política y eso se traduce en más facilidades para conciliar su vida laboral con la privada, pero también en una visión más generosa de sus necesidades cuando se encuentra lejos de casa. En este ámbito entran los gastos extras, que ayudan al viajero a tener una experiencia más satisfactoria.

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El travel manager ante el reto de la digitalización de los viajeros

Viajeros digitales

Con la llegada de la generación Millennial a puestos de responsabilidad, las empresas se enfrentan al reto de ajustar sus políticas de viajes a distintos perfiles de empleados con una cultura muy diferente, desde los que no se atreven a salir sin su documentación impresa en papel, hasta los que solucionan todo a través del móvil. El whitepaper “Gastos de Viajes: En busca del control total”, publicado por Forum Business Travel en colaboración con Notilus, aporta algunas claves.

 

Los travel managers tienen que ajustar su estrategia para propiciar la difícil convivencia entre viajeros analógicos, acostumbrados a gestionar sus salidas a la antigua usanza; los híbridos, que empiezan a abrazar las nuevas tecnologías; y los digitales, que solo reservan y se comunican con su central mediante dispositivos móviles.

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¿Cómo controlar el gasto y ahorrar el IVA en las comidas de empresa?

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Uno de los capítulos de gastos que escapa frecuentemente al control de las empresas son las comidas y cenas de sus empleados. La partida puede llegar a ser muy abultada en algunos casos. Para remediarlo ya existen plataformas en el mercado que conectan directamente restaurantes y comensales, una manera inteligente de generar ahorros, y no solo por la deducción del IVA.

Soluciones como ElTenedor conectan restaurantes y comensales, permitiendo a estos últimos buscar y hacer reservas online, mientras que los propietarios de los establecimiento aumentan el número de reservas y la fidelidad entre sus clientes. Beneficio para todos.

A través del sitio web y la aplicación para dispositivos móviles, así como de las páginas de restaurantes y ciudades de TripAdvisor, los usuarios pueden comprobar la disponibilidad en tiempo real, seleccionar un restaurante conforme a varios criterios (incluidos el área geográfica, el tipo de cocina, las opiniones y las promociones) y realizar una reserva. Sigue leyendo

Los retos del tren en los viajes de negocios

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El gran impulso en la utilización del tren de alta velocidad por parte de las empresas está motivado por la necesidad de ganar tiempo en sus desplazamientos y mejorar su productividad, ya que el ferrocarril ofrece unas comodidades para trabajar que otros medios no alcanzan. Conclusiones (III) del informe “El Ciclo del Viaje de Negocios”, publicado por Forum Business Travel.
Tanto es así que en España, la línea Madrid-Barcelona del AVE ha conseguido una cuota de mercado del 62,3% en sus ocho años de funcionamiento, según datos de Renfe, un resultado que supera ampliamente al avión en la misma ruta. A todo ello hay que añadir el paulatino interés por controlar las emisiones e implantar estrategias de desarrollo sostenible.

Valor añadido

La alta velocidad ha convertido al ferrocarril en un serio competidor del avión en las rutas de menos de 600 km. El servicio en Europa ha sabido acercarse a las necesidades del viajero de negocios desde el punto de vista más práctico, con productos y servicios específicos, como son la apertura de salas de reuniones en algunas estaciones, la separación de espacios en los vagones o las tarjetas de fidelización, que sirven para acumular puntos y beneficios. Además, la política tarifaria contempla opciones más flexibles para el cambio o cancelación de reservas. Sigue leyendo