La ‘festivalización’ de los congresos profesionales, una realidad imparable

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En los últimos años, hemos visto que los formatos de congresos clásicos han encontrado mayores dificultades para atraer la misma cantidad de visitantes y expositores que antes. El público ha cambiado y sus expectativas sobre lo que debe ofrecer un evento han crecido más allá de las conferencias y debates en el escenario principal. Para mantener su relevancia, los organizadores deben adaptarse contando con startups y empresas tecnológicas que están liderando la tendencia hacia un concepto más ‘festivo’ de los congresos.

 

El South by Southwest de Austin (Estados Unidos), la Web Summit de Lisboa o el Slush de Helsinki. Tres ejemplos destacados de congresos tecnológicos que han ido más allá del formato tradicional. Todos ellos seccionan el evento en espacios y áreas más pequeñas e íntimas, introducen nuevas actividades, como gastronomía, música, espectáculo o talleres, y  diversifican los contenidos en diferentes escenarios. Cada vez se crean más espacios dedicados a las redes sociales para animar al visitante a difundir contenidos y viralizar el mensaje del evento.

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7 tendencias que marcarán los eventos del año que viene

Eventos Tendencias 2018

American Express Meetings & Events ha presentado recientemente su “2018 Global Meetings and Events Forecast”, en el que se identifican las principales tendencias que marcarán el sector MICE durante el próximo año:

1.- Tecnología, para el asistente y para el organizador.
A la hora de “dejar huella” y mejorar la experiencia del asistente en el participante, la tecnología se perfila, cada vez más, como un arma poderosa para convertir el evento en toda una experiencia. Realidad virtual, inteligencia artificial, uso de drones o robótica son algunas de las opciones que se están incorporando, de manera ascendente, al diseño y ejecución de eventos.

Las apps móviles continúan siendo la herramienta tecnológica por excelencia para reforzar la fidelización, la interacción antes, durante y después del evento y, en general, para mejorar la experiencia del asistente.

Entre las ventajas de contar con una app en el marco de un evento, los profesionales del sector destacan la mejora del networking e interacción entre los participantes, la mejora del engagement de los asistentes, la posibilidad de poder comunicar prácticamente en tiempo real cambios de última hora o situaciones de emergencia, así como la posibilidad de poner a disposición del asistente documentación o reservas de forma electrónica.

Las apps se están convirtiendo en una herramienta fundamental para el meeting planner a la hora de gestionar y planificar cada uno de los elementos implicados en la organización del evento. Y es que al organizador le ayuda a “tomarle el pulso” al evento en tiempo real a través de opiniones y reacciones de los participantes.

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¿Hasta dónde llega la labor del travel manager y empieza la del meeting planner?

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En las empresas en las que los viajes corporativos y la organización de reuniones y eventos están gestionados por el mismo departamento es necesaria una colaboración estrecha entre los dos ámbitos para generar sinergias, ahorros y eficiencias, aunque no resulta fácil.

Hay que estudiar, por ejemplo, hasta qué punto son replicables los modelos de retribución utilizados por el business travel en relación con las agencias. Estamos hablando del transaction fee, el management fee, etc. Las grandes agencias especializadas en corporativo pueden convertirse en proveedores logísticos (transporte aéreo, alojamiento, traslados, etc. ) de las reuniones y eventos de la empresa, pero es posible que haya que recurrir a otras agencias o empresas para los demás servicios añadidos (catering, decoración, etc.), además del marketing o la comunicación.

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Seis interrogantes sobre las sinergias entre los viajes de empresa y las reuniones

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1.- ¿Puede haber sinergias entre los acuerdos de viajes de empresa y de reuniones? ¿A qué nivel?
La tendencia actual que observamos es que los travel managers participan cada vez más en la gestión de eventos debido a las sinergias que se generan. En cualquier caso, difiere mucho según la tipología del evento. Los mismos proveedores no siempre son los más eficientes para cada propósito. Según la experiencia que tenemos en American Express Meetings & Events, en el aéreo puede haber una concurrencia de proveedores del 20-30% y en el alojamiento, superior al 40%, mientras que en el rent-a-car es irrelevante.

Por otra parte, el medio de pago cobra un enorme valor en el business travel, pero mucho menos en los eventos. El sistema de facturación y la metodología no son los mismos. En el MICE existe más flexibilidad y, al menos en España, lo normal es el pago en cash. Conscientes de ello, los medios de pago están buscando soluciones. Sigue leyendo

Tendencias tecnológicas en la celebración de reuniones y eventos en los hoteles

Las nuevas tecnologías permiten ser más flexibles y evitar los molestos cables por el suelo, las canaletas, las pantallas situadas sobre trípodes… Por ejemplo, en la reciente reforma de uno de nuestros hoteles se ha incorporado un sistema audiovisual sobre cableado estructurado, que convierte cualquier punto de red en una posible entrada o salida de audio o vídeo. Además, la interacción de los clientes con la instalación es extremadamente sencilla a la hora de configurar los audiovisuales según sus necesidades.

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En algunos salones estamos incorporando sistemas para compartir el contenido de un ordenador, tableta o móvil de forma inalámbrica con el proyector, con toda la calidad de imagen y sonido, y sin cables, adaptadores o convertidores. Sigue leyendo

CRM: una potente herramienta para gestionar viajes, reuniones y eventos

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Por la experiencia que tenemos en Rovi, con un gestor de viajes y eventos desarrollado dentro del CRM, éste se ha convertido en el motor de trabajo por muchos motivos:

-Como en casi todas las herramientas de CRM, se asignan presupuestos y se dispone de un flujo de autorización del gasto.

-También contiene un maestro de eventos, desde el que damos indicaciones a los usuarios y explicamos qué servicios se pueden solicitar.

-El sistema facilita el control del cumplimiento del código ético y la política de viajes, impidiendo que se asista a eventos no autorizados o que se soliciten servicios que incumplan determinados parámetros. Sigue leyendo