Algunos consejos a las empresas para reducir el estrés de sus viajeros

Los viajes de negocios tienen una amplia gama de consecuencias fisiológicas y psicológicas que, a menudo, se pasan por alto. ¿Te acuerdas de tu primer viaje de negocios? Yo lo recuerdo como si fuera hoy. Era el primero de estas características que realizaba a Estados Unidos y, con toda la emoción que llevaba encima, no me preocupé demasiado de las condiciones del vuelo, los servicios a bordo o los tiempos de tránsito.

Sin embargo, cuando empecé a viajar regularmente me di cuenta de cómo aquellos factores por los que no me interesaba al principio afectaban a mi capacidad para desarrollar el trabajo en la empresa. Entonces, empecé a organizarlos teniendo en cuenta mis necesidades, sin importar el precio o si se producían ahorros, a pesar de que, por aquel entonces, la política de viajes de mi empresa, que era restrictiva y bastante confusa, no permitía mucho margen de maniobra. Más adelante me encontré luchando constantemente por encontrar el equilibrio entre comodidad, cumplimiento y conveniencia.

Encuestas independientes realizadas por dos de las organizaciones de viajes de negocios más grandes del mundo indican que el 87% de los viajeros considera que la calidad de sus desplazamientos profesiones afecta a los resultados de su negocio, y más del 90% cree que las condiciones en que se realizan los viajes afectan a su satisfacción laboral general.

¿Cómo hacen para aliviar el estrés y las dificultades a las que se enfrentan cada vez que tienen que marchar fuera de su casa y de su oficina?

El factor clave que influye en la satisfacción del viajero es la política de viajes de la empresa. Una política de viaje define las directrices sobre el tipo de viaje que se permite, dónde y cómo se puede comprar y un conjunto de procesos que se deben cumplir. Desafortunadamente, la mayoría de las compañías diseñan políticas de viaje para controlar el coste y cuidar muy poco esa satisfacción y comodidad de la persona que se tiene que desplazar.

Un estudio de CWT identifica 33 factores que inducen al estrés de un viajero. Los tiempos de tránsito o escalas, el ambiente de trabajo durante el viaje, las ubicaciones inconvenientes de los hoteles o las comidas son solo algunos de ellos. La Global Business Travel Association (GBTA) ha realizado también sondeos que confirman esta realidad.

¿Y qué deberían hacer las empresas para mejorar las condiciones de viaje de sus empleados? Lo primero, tener en cuenta que hay que retener el talento, gestionando y diseñando políticas de viajes que no induzcan al pasajero a buscar un cambio profesional.

Hay una diferencia en cómo las generaciones perciben la satisfacción laboral. Por ejemplo, los millennials quieren más transparencia y opciones para reservar sus viajes. Por otro lado, las herramientas automatizadas son importantes para GenX, mientras que la vida personal y la productividad durante el viaje son más prioritarias para la generación Boomer.

Independientemente de cómo las empresas gestionen sus viajes, deberían comenzar a alinearse con las necesidades del viajero y evaluar los factores que afectan a su bienestar durante sus estancias fuera de la oficina.

Resulta muy útil usar aplicaciones que les permitan integrar los datos de comportamiento del viajero con los datos de reserva para ver dónde están las desconexiones (social listening). La retroalimentación entre lo que prescribe la política y cómo se comportan los viajeros es un paso importante para lograr la satisfacción de los empleados.

Algunos consejos que se me ocurren:

• Reservar habitaciones solo con cadenas hoteleras que tengan gimnasios y ofrezcan incentivos financieros a los empleados para que hagan ejercicio mientras viajan.
• Ofrecer reembolso de comidas realizadas según la calidad de los alimentos elegidos y consumidos por el pasajero de manera sana y saludable.
• Añadir una noche, antes o después, para que puedan descansar, revitalizarse e, incluso, realizar alguna actividad de ocio, que además fomente el networking con sus compañeros de trabajo desplazados.
• Educar a los empleados sobre el manejo del estrés y estrategias de salud / bienestar. Aquí buscar la ayuda y coordinación del Departamento de Recursos Humanos o PRL es vital.
• Otorgar acceso a una aplicación de gastos de viaje que permita a los empleados aligerar los procesos administrativos.
• Crear un programa de fidelidad propio que incluya un Business Travel Corner en la oficina y fomente los Open Travel Days, una excelente manera de escucharles activamente para mejorar la política de viajes.
• Diseñar un programa de gamificación, otro recurso para motivar a los viajeros para que cumplan con el programa de viajes.

En definitiva, todas estas ideas tienen un enfoque muy claro: el futuro de la gestión del business travel debería centrarse en la productividad de las personas y no en reglas fijas y procesos estrictos. Las empresas necesitan adoptar una guía de viaje inteligente, un sistema impulsado por la tecnología y que evolucione en paralelo al comportamiento de las personas.

MERCHE BLANCO
Global consultant BT & MICE