Los sistemas de autorización se han centrado tradicionalmente en los gastos pre-viaje, pero no en aquellos en los que se incurre durante el mismo. Son los costes que se generan en el desarrollo del desplazamiento, los que tienen que ver con las comidas, los taxis, los aparcamientos y demás, a los que en ocasiones no se les presta la debida atención.
De entrada, hay que hacer referencia a la situación actual para saber de dónde partimos. Según Statista, la previsión de aumento del gasto en viajes y desplazamientos será del 4,9% este año.
En general, las empresas tienen un bajo índice de automatización para el procesamiento de los gastos incurridos durante los desplazamientos, por lo que los costes administrativos de personal al tramitar las hojas de gastos suelen ser elevados. Además, en muchas de las categorías de gasto no se recupera el IVA.
Por ello, cuando una empresa se plantea mejorar la gestión de estos costes, tiene que actuar en estos tres frentes, además de intentar controlar y cuantificar los importes por categorías de gasto. Para ello hay soluciones multi-herramienta, desde las online booking tools hasta los medios de pagos, que son una fuente de información valiosa para el seguimiento de este tipo de gastos.
Una de las acciones más efectivas que se pueden tomar es la digitalización de los recibos con integración en la herramienta de gestión de gastos. Esto evita además los problemas derivados de los extravíos o deterioros de los comprobantes de pago. Otro procedimiento que da buenos resultados es la creación de ficheros planos mensuales por parte de los proveedores para integrar en ERPs. Para la recuperación del IVA es bastante efectivo recurrir a servicios externos especializados.
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