El mercado de los viajes ha evolucionado enormemente con la tecnología, dando lugar a nuevos actores para cubrir nuevas necesidades. Estos proveedores están ofreciendo soluciones específicas para los viajes de empresa, especialmente las que tienen que ver con el detalle y procesamiento administrativo de sus servicios, algo esencial para integrarlos en las políticas de viajes de las empresas. Más conclusiones del whitepaper “Gastos de Viajes: En busca del control total”, publicado por Forum Business Travel en colaboración con Notilus.
A pesar de las políticas de viajes restrictivas adoptadas como respuesta a la crisis económica mundial iniciada en 2008, las empresas entienden que buena parte de su rentabilidad reside en el capital humano y en sus condiciones laborales. Por ello, se debaten entre la lógica ambición de optimizar al máximo sus recursos económicos, buscando el mayor ahorro posible, y garantizar un mínimo de calidad y satisfacción del viajero durante sus desplazamientos.
El viajero empieza a estar en el centro de la política y eso se traduce en más facilidades para conciliar su vida laboral con la privada, pero también en una visión más generosa de sus necesidades cuando se encuentra lejos de casa. En este ámbito entran los gastos extras, que ayudan al viajero a tener una experiencia más satisfactoria.
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Para cubrir esta demanda, en los últimos años han surgido nuevos players que pueden integrarse en la política de viajes de las empresas en la medida en que puedan atender también sus necesidades administrativas, así como de seguimiento y control. Es el caso de:
– Los consolidadores de alojamientos independientes, que amplían las opciones para ajustarse mejor a cada necesidad complementando la oferta de las grandes cadenas.
– Los gestores de traslados, tanto de taxi como de vehículos con conductor, con aplicaciones que además de brindar numerosas ventajas para el usuario, simplifican los procedimientos contables con facturas únicas y detalles integrados de los servicios.
– Los nuevos medios de pago que, además de aumentar la comodidad y mejorar el control, permiten fuentes de financiación alternativas.
– Otros aglutinadores de oferta relacionados con restaurantes, aparcamientos, puntos de conectividad online, alquiler de salas de reuniones, transporte en autobús, etc.
Por otra parte, los proveedores tradicionales, especialmente de aéreo y alojamiento, cuyos ingresos por servicios de valor añadido (ancillaries) siguen aumentando, proponen fórmulas a las empresas clientes para detallarlos en la factura y facilitar su procesamiento administrativo. En el caso de las compañías aéreas, estos contenidos empiezan a estar disponibles en los sistemas globales de distribución y, por extensión, a las herramientas de autorreserva.
En el punto superior de la pirámide se encuentran las herramientas para gestión de gastos de viajes, que combinan las reservas online y offline con funcionalidades para la digitalización de documentos, el procesamiento de notas de gastos, la gestión de facturas de proveedores o los sistemas de informes y análisis de datos.
Forum Business Travel (en colaboración con Notilus)
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